استقبلت دائرة الموارد البشرية بالشارقة، وبالتنسيق مع مكتب الوثائق بالدائرة، فريق عملٍ تخصصي من دار الوثائق في إمارة الشارقة، حيث تم عقد سلسلة من الاجتماعات مع إدارات الدائرة بهدف متابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية والمتماثلة.
وامتدت الاجتماعات على مدار أسبوع كامل، وشملت مختلف مقار الدائرة وفروعها، وتركزت على متابعة تنفيذ مدد الاستبقاء وخطة التصنيف المعتمدة للإدارات الخصوصية، إلى جانب متابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق المتماثلة.
وشملت الاجتماعات مناقشة قاعدة البيانات المحدثة والوثائق الإلكترونية المصنفة، إضافة إلى استعراض آخر مستجدات تطبيق النظام، وبحث التحديثات المتعلقة بالملفات والوثائق وإجراءات العمل، تمهيدًا لدمجها ضمن منظومة مدد الاستبقاء وخطة التصنيف ونظام إدارة الوثائق المتماثلة، وذلك بالتنسيق مع دار الوثائق.
ومن خلال الزيارات الميدانية، تم الاطلاع على الملفات الورقية التي نُقلت مؤخرًا إلى قاعة الحفظ، وبحث آلية تنظيمها وترتيبها وفق المعايير والشروط المعتمدة من دار الوثائق، ضمانًا لجاهزيتها وسلامة حفظها.
وتجسد هذه الاجتماعات توجه حكومة الشارقة نحو ترسيخ أعلى معايير الحوكمة والكفاءة في إدارة الوثائق، وتوحيد منهجيات الحفظ والإدارة، بما يعزز استدامة الذاكرة المؤسسية ويرفع جودة المنظومة الحكومية في الإمارة.