أصدرت دائرة الموارد البشرية بالشارقة الدليل الإرشادي للعمل عن بعد لموظفي حكومة الشارقة ، وذلك في أعقاب بدء قرار العمل عن بعد الذي طبق تنفيذاً لتوجيهات صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى للاتحاد حاكم إمارة الشارقة حفظه الله، ضمن التدابير الاحترازية التي وجهت بها الحكومة في ظل الأزمة العالمية للحد من انتشار الأوبئة والأمراض .
يوضح الدليل آليات تطبيق العمل عن بعد ومسؤوليات الجهات الحكومية والموظفين لتحقيق المصلحة العامة المستهدفة من هذا القرار والتي تتمثل في : سلامة موظفي حكومة الشارقة وأسرهم وكل من يخالطهم ، وتمكين الجهات من سلامة تطبيق القرار، وضمان سير الأعمال ، وتقديم كافة الخدمات الحكومية في ظل الظروف الطارئة .
محتويات الدليل الإرشادي :
يضم الدليل الذي يطبق على كافة الجهات والمؤسسات والدوائر والهيئات التابعة لحكومة الشارقة تعريفاً لمفهوم العمل عن بعد، وأهدافه، ونطاق تطبيقه، والإطار الزمني لتطبيقه، والضوابط العامة للجهات الحكومية؛ والموظف عند تطبيق العمل عن بعد، وجدول المهام والمسؤوليات المرتبطة به.
حيث وضح في تعريف العمل عن بعد أنه يعد أحد الخيارات المطروحة لضمان استمرارية الأعمال في الحكومة،  وتقديم الخدمات من منصات إلكترونية ، وتطبيقات ذكية، بحيث يعمل الموظف بعيداً عن مقر عمله من خلال الاتصال الإلكتروني الذي توفره له الجهة الحكومية، وفق النظم واللوائح المعمول بها وفي إطار المهام المكلف بها.
وبين أهداف العمل عن بعد التي تسعى إلى توفير خيارات بديلة في الظروف التي تستدعي العمل خارج مقر العمل ، وتوفير أعلى مستويات الوقاية للموظفين في الحكومة، وضمان استمرارية الأعمال وتقديم الخدمات في مختلف الظروف.
وأوضح الدليل نطاق تطبيق القرار الذي تمثل في شمولية كافة موظفي الهيئات والدوائر الحكومية في إمارة الشارقة، واستثناء الموظفين الذين تتطلب أعمالهم التواجد في مقر العمل. كما بين الإطار الزمني لتطبيق القرار والذي ينفذ بدءاً من تاريخ القرار وحتى إصدار أي تعليمات وتوجيهات من الجهات المختصة.
وفي تفصيل الضوابط العامة للجهات الحكومية أوضح الدليل مسؤوليات الجهات في تشكيل فرق القيادة ومتابعة سير الأعمال والتأكد من كفاءتها وجودتها. كما تعنى الجهة بتحديد وتصنيف الإجراءات والخدمات المقدمة عن بعد ، والتعامل مع أي صعوبات قد تواجه خطة العمل وإيجاد الحلول لها، و وضع الضوابط والأطر القانونية للتعامل عن بعد بما يحفظ حقوق الجهة الحكومية والمتعاملين.
كما أوضح الدليل أن مسؤوليات الجهة تشمل توفير تقنيات داعمة للعمل عن بعد ، وشبكة آمنه ، وبرامج وأنظمة مناسبة ، وخدمات إلكترونية للمتعاملين عن بعد ، وفريق داعم في حال حدوث أي خلل.
وبين الدليل مسؤوليات إدارات الخدمات المساندة وشؤون الموظفين بالجهات من حيث وضع آليات لتسجيل ساعات العمل عن بعد، وتوفير خط ساخن للتواصل مع الموظفين،  وضمان توفير خدمات للمتعاملين عن طريق المواقع الإلكترونية أو التطبيقات الذكية ، وتوفير وسائل تقنية للاجتماعات والنقاشات عن بعد، ومتابعة الموظفين لضمان جودة تطبيق مهام العمل .
كما أوضح الدليل مسؤولية الجهات في ضمان سهولة التواصل بين المسؤول وموظفيه ، وتوثيق محاضر الاجتماعات عن بعد. وتوفير بيئة مناسبة وآمنة للموظفين الذين تتطلب أعمالهم تواجدهم في مقر العمل . وضرورة العمل على تعقيم المرافق والأدوات والأجهزة بشكل دوري.
ثم تناول الدليل الضوابط العامة للموظف في تطبيق نظام العمل عن بعد ، حيث أوضح أهمية التزام الموظف بالعمل من المنزل تحقيقاً للهدف الذي تسعى إليه الدولة للتباعد الاجتماعي للمساهمة في الحد من انتشار فايروس كورونا المستجد.
كما حث في سياق الضوابط على مسؤولية الموظف في توفير الظروف المناسبة لنفسه للعمل عن بعد وتجنب المعيقات التي قد تؤثر على تأديه المهام ، وأهمية الحفاظ على سرية الوثائق والمستندات التي يتم استلامها من جهة العمل ، والمحافظة على العهد التي تم استلامها من جهة العمل.
كما تم التأكيد على ضرورة تواجد الموظف خلال ساعات العمل عبر قنوات التواصل مع المسؤول المباشر، والاستجابة في حال تم طلبه للحضور إلى مقر الجهة الحكومية لدواعي الضرورة.
وأوضح الدليل مسؤوليات الموظف في تحديد مهام ومخرجات العمل اليومية بالتنسيق مع مسؤوله المباشر، ومراعاة جودة المخرجات في العمل عن بعد ، وتسليم المهام في الوقت المحدد.
كما أوضحت الضوابط العامة في الدليل مسؤولية الموظف في تحقيق الانضباط والإنتاجية، ورفع التقارير الدورية عن سير العمل. واستمرارية خضوع الموظف لنظام تقييم الأداء خلال فترة العمل عن بعد. وضرورة التزام الموظف الذي يعمل عن بعد بعدم مغادرة الدولة.
واستعرض الدليل جدول المهام والمسؤوليات المرتبطة بالعمل عن بعد لكافة الفئات الوظيفية وهي الإدارات العليا في الهيئات والدوائر الحكومية ، وإدارات الخدمات المساندة في هيئات ودوائر الحكومة ، وإدارات تقنية المعلومات، والمسؤولون المباشرون ، والموظفون.
وقد قامت الدائرة بتعميم الدليل الإرشادي على كافة موظفي حكومة الشارقة عبر البريد الإلكتروني . وسيعمم عبر قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بالدائرة، كما سيتم إدراجه عبر موقع الدائرة الإلكتروني www.dhr.gov.ae  لإتاحته لكافة موظفي الحكومة وتمكينهم من الاطلاع عليه والتوصل إلى المعلومات والحصول على جميع الأجوبة حول تساؤلاتهم في الشأن الحالي المستجد للعمل عن بعد.
 
د. طارق بن خادم : الدليل يسهم في نجاح تطبيق نظام العمل عن بعد
وأكد سعادة الدكتور طارق سلطان بن خادم عضو المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة رئيس دائرة الموارد البشرية أن الهدف من نشر الدليل الإرشادي يكمن في إيضاح الأدوار المنوطة بالجهة الحكومية والموظف، واستشعار المسؤولية التي تقع على عاتق الجميع في الوضع الراهن مما يحقق نجاح التجربة ، وتطبيق العمل عن بعد بكفاءة تامة.
 
 
وأضاف أن العمل عن بعد يعد أحد الخيارات البديلة التي تضمن استمرارية أداء الأعمال وتقديم الخدمات وفق الظروف الحالية. مبيناً أن الجهات معنية بتحديد الوظائف الملائمة للعمل عن بعد ، ووضع الضوابط والآليات الخاصة بتطبيق النظام لضمان المحافظة على الإنتاجية والكفاءة.
وأكد أن جهات ودوائر ومؤسسات حكومة الشارقة قطعت مسبقاً شوطاً طويلاً في التحول الإلكتروني الذي مكنها من مواجهة الأزمة الحالية بكفاءة تامة . حيث وفرت مقومات البنى التحتية والإمكانات التقنية لديها الضمان لنجاح تجربة العمل عن بعد .
وأوضح أهمية  دور المسؤولين بالجهات في التأكد من جاهزية كافة متطلبات العمل، ومتابعة سير العمل لضمان عدم الإخلال بالواجبات والمسؤوليات المناطة بالموظفين. وتوفير الخدمات للمتعاملين والجمهور عبر التطبيقات الذكية والمواقع الإلكترونية ، وتوجيه المتعاملين للاستفادة من الخدمات الذكية كخيار أول وبديل عن التوجه لمقار الجهات الحكومية . ودعا فرق العمل بالدائرة إلى استخدام الوسائل التكنولوجية المتاحة للتواصل، ومتابعة سير العمل والمستجدات .
وشدد على أدوار المسؤولين في ضرورة متابعة تطبيق العمل عن بعد ، وتوثيق الإنجازات ، وتحديد الأطر الزمنية لتنفيذ المهام وتسليمها، والتأكد من دقة وجودة المخرجات.
ودعا جميع موظفي حكومة الشارقة إلى التكاتف وتفعيل الحلول البديلة وتطبيق خطط استمرارية العمل . والتحلي بالمسؤولية في دعم جهود حكومتنا الرشيدة التي أعلت قيمة الإنسان ، والالتزام بالتعليمات والإجراءات الاحترازية  للتمكن من تخطي هذه الأزمة العالمية.