عقد بمقر دائرة الموارد البشرية باللية توقيع اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لدائرة الموارد البشرية, وقع مذكرة الاعتماد سعادة الدكتور طارق سلطان بن خادم رئيس دائرة الموارد البشرية، وسعادة صلاح سالم المحمود مديرعام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، بحضور عدد من المدراء والمسؤولين والموظفين من الجهتين.
ويأتي هذا الاعتماد  استكمالاً لمسيرة التعاون بين الجهتين، للارتقاء بمجالات التوثيق والأرشفة، وتوحيد طرق وإجراءات إدارة الوثائق وفقاً لأحكام اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي لإدارة الوثائق لعام 2008م .
ويهدف النظام إلى جمع وحفظ وتنظيم الوثائق ليكون داعماً للموظفين في تأدية أعمالهم اليومية من خلال توفير الوقت والجهد للوصول لجميع الوثائق الورقية والإلكترونية بسرعة ودقة، وذلك اعتماداً على خطط لتصنيف الوثائق ومدد استبقائها.
وقال سعادة د.طارق بن خادم أن هذا النظام الذي تم إعداده مع الهيئة يؤكد الحرص على تعزيز التعاون بين الجهات لخدمة و تطوير انظمة التوثيق التي تهدف إلى حفظ المستندات و الوثائق المهمة و إنجازات الدائرة و مراحل تطور العمل و التي تشكل جزاً من تاريخ إمارة الشارقة و دولة الإمارات العربية المتحدة.
وثمن جهود هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف ، وفريق العمل بدائرة الموارد البشرية على جهودهم الفاعلة ومهنيتهم العالية في الفترات السابقة لإنجاز نظام إدارة وتنظيم وحفظ الوثائق الخصوصية للدائرة و في وضع الأسس والنظم واللوائح لإدارة الوثائق وفقاً لأفضل الممارسات والمعايير العالمية  في حفظها  وإدارتها ، وأكد أن توقيع هذه المذكرة خطوة إيجابية وفعالة نحو تطوير نظام الوثائق والأرشيف.
من جهته ثمن سعادة صلاح سالم المحمود، مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، جهود دائرة الموارد البشرية في إتمام كافة متطلبات اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للدائرة، الأمر الذي سينعكس بصورة إيجابية على أعمال موظفيها، إذ سيتيح النظام للموظفين العمل بسهولة ويسر والتعامل بكفاءة عالية مع جميع الوثائق المرتبطة بأعمالهم، وذلك من خلال إدارتها وتصنيفها وتنظيمها وحفظها وفقًا للاشتراطات العالمية المحددة في النظام الذي اعتمدته الهيئة.

وأكد المحمود على الأهمية البالغة لتنظيم وإدارة وثائق الدائرة والتي تتضمن معلومات هامة ودقيقة عن الكوادر و الكفاءات في حكومة الشارقة التي تسعـى للارتقاء بمستوى الأداء الوظيفي لكوادرها، مما سينعكس إيجابيًا من خلال إبراز التطوير الإداري والفني في القطاع الحكومي في الإمارة.
وتقدم المحمود بجزيل الشكر والتقدير للفرق العاملة من الجانبين والتي حرصت على إتمام جميع متطلبات اعتماد النظام لدى الدائرة، والهادف إلى تيسير الوصول للوثائق عند الحاجة للحصول على المعلومات في الوقت المناسب، وبالتالي سيساعد على اتخاذ القرار الصحيح المبني على معلومات دقيقة وصحيحة.
وأكد عبدالله سالم المشوي مدير دائرة الموارد البشرية حرص الدائرة من خلال مكتب الوثائق الذي يعتبر الأساس في ضبط إيقاع الاتصال الوثائقي بين الإدارات؛ على تنفيذ وتطبيق القواعد والإجراءات الصحيحة لإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية من ناحية تنظيمها وتحويلها وترحيلها وإتلافها باتباع المنهجية والمعايير المعتمدة في  إدارتها .
كما أوضح أن الدائرة تعمل باستمرار على نشر الوعي بين موظفي الدائرة من خلال تأهيل وتدريب موظفيها على كيفية فتح الملف الورقي وإسناد رمز التصنيف إليه ، وترتيب الوثائق الورقية المكونة له حسب المنهجية المعتمدة ،وطريقة حفظ الملفات في مكاتبهم وتوضيح خطوات استرجاع الملفات سواء من مكاتب الموظفين أو من قاعات حفظ الوثائق .
وتبرز أهمية تطبيق نظام إدارة الوثائق في الدائرة في اعتباره المرجع الرئيسي في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للدائرة، وتيسير الوصول إليها عند الحاجة للحصول على المعلومات الدقيقة والصحيحة في الوقت المناسب، مما يساعد المختص على اتخاذ القرار الصحيح  المبني على معلومات دقيقة.